Urlaubsplanung: Das müssen Arbeitgeber wissen

Der Urlaub ist den Mitarbeitern heilig. Kaum ein anderes betriebliches Thema birgt so viel Streitpotenzial.

Wir antworten auf die wichtigsten Fragen aus Sicht des Arbeitgebers.

Wie viel Urlaub steht Arbeitnehmern zu?
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach dem Bundesurlaubsgesetz 24 Tage, ausgehend von einer Sechstagewoche. Bei einer Fünftagewoche sind es 20 Tage. Arbeitnehmer haben daher grundsätzlich das Recht auf mindestens vier Wochen Urlaub im Jahr. Für Arbeitnehmer, die unter 18 Jahre alt sind, gilt wiederum ein höherer Mindestanspruch. Und schwerbehinderte Mitarbeiter erhalten einen gesetzlichen Zusatzurlaub, wenn sie die Schwerbehinderung nachweisen. In Tarif- oder Arbeitsverträgen können Sie Ihren Mitarbeitern über den Mindestanspruch hinaus auch mehr Urlaub zugestehen.

Dürfen Sie allein bestimmen, wer wann in Urlaub geht?
Jeder Urlaub Ihrer Mitarbeiter muss von Ihnen genehmigt werden. Wer eigenmächtig in Urlaub geht, riskiert arbeitsrechtliche Folgen bis hin zur Kündigung. Sie müssen allerdings grundsätzlich die Wünsche Ihrer Arbeitnehmer berücksichtigen.
Sie dürfen einen Antrag nur aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen. Zum Beispiel, wenn die Funktionsfähigkeit einer Abteilung durch den Urlaub nicht mehr gewährleistet wäre. Oder ein Monteur zu einem bestimmten Termin beim Kunden gebraucht wird. Sie können einen Antrag auch dann ablehnen, wenn er nicht mit den Urlaubswünschen anderer Mitarbeiter vereinbar ist. Soziale Gesichtspunkte spielen dabei eine Rolle. Väter und Mütter schulpflichtiger Kinder erhalten in den Ferien beispielsweise Vorzug vor Alleinstehenden.

Was, wenn alle gleichzeitig in Urlaub gehen möchten?
Mehrere Mitarbeiter haben den gleichen Rang, zum Beispiel wegen schulpflichtiger Kinder? Dann schlagen Sie ihnen doch vor, sich bei begehrten Urlaubszeiten von Jahr zu Jahr abzuwechseln.
Tipp: Fordern Sie Ihre Mitarbeiter zu Jahresbeginn auf, ihre Urlaubswünsche in eine Liste einzutragen. Dann werden mögliche Kollisionen frühzeitig sichtbar und die Chance auf eine gütliche Einigung steigt.

Gibt es eine Mindestdauer für den großen Urlaub?
Auch wenn jemand nur schwer entbehrlich ist: Sie dürfen Ihren Mitarbeitern nicht vorschreiben, den Urlaub nur in kleine Zeiträume zu stückeln. Mindestens zwei zusammenhängende Wochen Urlaub stehen jedem Arbeitnehmer zu.
Übrigens: Über den Erholungseffekt in Abhängigkeit von der Urlaubsdauer wird aktuell diskutiert. Früher galt die Aussage, dass nur eine lange Auszeit von zum Beispiel drei Wochen zu anhaltender Erholung führe. Heute plädieren manche Arbeitspsychologen für mehrere, kurze Urlaubspausen.

Darf der Betriebsrat mitreden?
Sie müssen den Betriebsrat zum Beispiel bei Betriebsferien oder allgemeinen Urlaubsgrundsätzen einbeziehen. Er kann auch beteiligt werden, wenn Sie und ein Mitarbeiter sich nicht über einen Urlaubsantrag einigen können (§ 87 Betriebsverfassungsgesetz).