Digitalen Nachlass und Notfallvorsorge regeln

Besonders für Unternehmer ist es wichtig, für den Fall der Fälle vorzusorgen, damit Familie und Mitarbeiter handlungsfähig bleiben.

Was dabei zu beachten ist.

Ein Todesfall stellt Hinterbliebene vor große Herausforderungen. Ganz besonders gilt das, wenn die verstorbene Person unternehmerisch aktiv war. Und heutzutage gehört zur Vermögens- und Unternehmensnachfolge auch der sogenannte digitale Nachlass, der im Sinne des Verstorbenen fortgeführt oder abgewickelt sein will. Gerade hier sollten Unternehmerinnen und Unternehmer schon zu Lebzeiten geeignete Vorsorgemaßnahmen treffen, wenn sie nicht riskieren möchten, dass ihre Erben eines Tages vor kaum überwindbaren Problemen stehen. Aber man muss gar nicht an das Schlimmste denken: Schon ein Unfall oder eine Erkrankung mit mehrwöchigem Klinikaufenthalt und vorübergehendem Verlust der Handlungsfähigkeit kann es erforderlich machen, dass andere Menschen für den Unternehmer handeln und entscheiden. Auch für diesen Fall ist Vorsorge das Gebot vorausschauender Unternehmensführung.

Digitales Erbe frühzeitig regeln
Vom E-Mail-Account über soziale Medien und Online-Portale bis hin zu Abonnements, Mitgliedschaften und Netzwerken – zum Nachlass der meisten Menschen gehört eine ganze Menge „Digitales“. Erbrechtlich gelten für diesen digitalen Nachlass grundsätzlich dieselben Regeln wie für die anderen Vermögensgegenstände: In dem Augenblick, in dem der Erblasser verstirbt, gehen alle seine Rechte und Pflichten auf seine gesetzlichen oder testamentarischen Erben über. Die Erben müssen dann entscheiden, wie damit umgegangen werden soll. Soll das Facebook-Profil als Erinnerung erhalten bleiben oder gelöscht werden? Was passiert mit den Daten von Dritten, die dort enthalten sind? Was ist für die Fortführung des Unternehmens essenziell, was muss angepasst, was kann und soll gekündigt oder gelöscht werden?

Damit die Erben darüber entscheiden und alles Notwendige veranlassen können, müssen sie zunächst einmal wissen, welche Accounts, Abonnements und Mitgliedschaften vorhanden sind; und das ist in der Praxis meist das größte Problem. Hinweise auf laufende Verträge, Online-Mitgliedschaften und offene Rechnungen liefern oft die E-Mails des Verstorbenen. Doch auch dazu muss man erst einmal Zugang haben. Wer seinen Hinterbliebenen hier viel Aufwand und Mühen ersparen und die Fortführung des Unternehmens erleichtern möchte, sollte vorsorgen:

• Vollmacht erteilen: Erteilen Sie einer Person Ihres Vertrauens eine über den Tod hinaus wirkende Vollmacht für Ihren digitalen Nachlass. Dadurch gewährleisten Sie, dass diese Person im Fall der Fälle sofort handlungsfähig ist, auch wenn noch nicht festgestellt ist, wer Ihre Erben sind. Informieren Sie Ihre Angehörigen darüber! Wichtig: Die Vollmacht müssen Sie vollständig handschriftlich verfassen, mit einem Datum versehen und mit Ihrem vollen Namen unterschreiben.
• Dokumentation erstellen: Halten Sie fest, welche Accounts Sie besitzen, wie die Zugangsdaten lauten und was mit den Accounts und ihren Inhalten geschehen soll. Halten Sie dieses Dokument ständig aktuell.
• Dokumentation sicher aufbewahren: Diese Übersicht sollten Sie sicher hinterlegen, etwa auf einem kennwortgeschützten USB-Stick im Safe oder in einem Schließfach. Ihr Bevollmächtigter sollte über den Ort und das Passwort Bescheid wissen.
• Direkt vorsorgen: Nutzen Sie Optionen wie den Kontoinaktivitäts-Manager von Google, um selbst Ihren digitalen Nachlass zu regeln. Kontaktieren Sie die Betreiber von Shopping- und anderen Internetportalen, bei denen Sie registriert sind, und hinterlegen Sie Ihre Wünsche, wie mit Ihren Daten verfahren werden soll.
• Verfügungen über Hardware treffen: Legen Sie schriftlich fest, was mit Computern, Smartphones und Tablets sowie den dort gespeicherten Daten geschehen soll.

Notfallordner für den Betrieb
Die Vorsorge des verantwortungsbewussten Unternehmers muss aber natürlich weit über den speziellen Fall des digitalen Nachlasses hinausgehen. Die Existenz des Unternehmens kann schon bei einem zeitlich begrenzten Ausfall des Unternehmers auf dem Spiel stehen, wenn – wie in vielen kleinen und mittleren Unternehmen – „alles am Chef hängt“, niemand Zugriff auf die notwendigen Informationen hat und niemand den Unternehmer rechtlich wirksam vertreten kann. Die Absicherung der Unternehmensexistenz beginnt deshalb bei ganz simplen Dingen wie zum Beispiel einem stets aktuell gehaltenen und im Fall der Fälle problemlos auffindbaren Schlüsselverzeichnis und reicht bis zur Erteilung von umfassenden Handlungsanweisungen und Vollmachten für den Notfall.

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